스마트 업무
시대에도 종이 출력물은 여전히 그 비중과 활용도가 높다. 다양한 개인정보보호 및
내부정보유출방지 솔루션과 함께 출력물 보안이 필요한 이유다. 최근 점차 확대되고
있는 출력물 보안 시장에서도 기업이 원하는 기능을 효율적으로 제공하는 실속적인
출력물 보안이 주목을 받고 있다.
출력물 보안은 크게 프린터를 제조하는 제조사의 솔루션과 내부정보유출방지 솔루션을 개발하는 보안 전문업체 솔루션으로 나뉜다. 전자는 하드웨어인 복합기나 프린터에서 본인인증절차를 거치는 등 프린터 자체에서도 보안이 가능하다는 장점이 있다.
반면 후자는 소프트웨어 설치를 통해 진행되며, 출력되는 프로그램이나 특정 프린터 드라이버에서도 제약 없이 출력물 제어가 가능한 특징이 있다. 이 방식의 경우 프린터 기종에 상관없이 기존 프린터에 적용 가능해 비용적인 장점이 있다. 각 기업은 출력물 보안 도입 전 기존 출력 기기의 기종, 프린터의 위치, 업무 특성 요소를 파악해 알맞은 방식으로 진행할 수 있다.
업무 특성상 출력물 이용이 많은 업종으로는 설계사무소를 꼽을 수 있다. 설계사무소에서는 작업은 컴퓨터로 진행하지만, 실제 작업물 및 중간 검토는 반드시 출력을 통해 확인하기 때문이다.
이 경우 모든 출력물을 제어하기보다는 중요한 설계 도면만을 보안하는 방법을 택하는 것이 가능하다. 이는 일반 문서는 차단하지 않고, CAD 파일과 같은 설계 도면의 출력만을 차단함으로써 업무 효율은 높이고 보안을 강화할 수 있다는 점에서 합리적이다. 단, 설계 도면을 출력하고자 할 때는 반출 및 승인 프로세스를 거쳐 승인된 사용자만이 출력할 수 있도록 강력한 사전 보안 프로세스를 적용하게 된다.
특히 개인정보보호법에서는 전자적 문서뿐만 아니라 종이문서에 대해서도 안전성 확보 조치를 요구하고 있다. 모든 문서에 대한 출력물 제어가 아닌 개인정보가 들어있는 문서에 대해서만 보호하고자 하는 기업에게는 개인정보보호 기능이 있는 출력물 보안이 좋은 해결책이 될 수 있다.
이 경우 개인정보 필터링 기술을 통해 문서에 개인정보가 있을 경우에만 차단을 하거나 출력자 정보 및 기업로고와 같은 워터마크를 삽입함으로써 책임 소재를 확실히 가리는 방법이 주로 사용된다.
PC에 있는 전자적 문서와 종이 출력물을 동시에 보호하는 경우도 있다. 컴트루테크놀로지에 따르면 실제로 경상남도청과 인천광역시청은 PC 개인정보보호 솔루션과 출력물 보안 기능을 종합적으로 활용해 개인정보보호법을 만족하고 있다.
컴트루테크놀로지는 “종이 출력물을 통한 내부정보유출 및 개인정보유출을 방지하고자 하는 기업이 증가하면서 무조건적인 제어나 사후 로그관리 아닌, 기관 및 기업에 맞는 효율적인 방식의 출력물 보안이 대세가 될 전망”이라고 설명했다.
노동균 기자 yesno@chosunbiz.com