문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스(대표 우에노 야스아키)가 스마트한 문서관리 환경을 제공해 업무 생산성과 효율성을 높여주는 통합 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스 8(DocuWorks 8)’을 출시했다.
한국후지제록스는 클라우드 문서관리 솔루션 ‘워킹 폴더(Working Folder)’, 복합기와 스마트기기, 클라우드 서비스를 하나로 이어주는 ‘통합 모바일 애플리케이션’ 등 다양한 스마트워크 솔루션들을 잇따라 선보여 왔다. 이번에 출시한 신제품 ‘도큐웍스 8’은 워드, 파워포인트, 엑셀 등 다양한 오피스 문서를 도큐웍스(xdw)라는 단일 파일포맷으로 통합해 전자문서의 전달, 보관, 공유는 물론 다양한 편집 및 검색을 지원한다.
사용자는 복합기로 스캔한 문서를 바로 도큐웍스에서 확인할 수 있으며, OCR(문자인식기능)을 활용해 종이문서를 검색 가능한 도큐웍스 전자문서로 변환한 뒤 네트워크를 통해 쉽고 간편하게 공유 및 검색할 수 있다. 따라서 자료 공유를 위한 종이 출력비용과 정보 검색 소요시간은 물론 TCO(Total Cost of Ownership, 총소유비용)까지 줄일 수 있다.
최근 확산되고 있는 스마트워크 트렌드에 발맞춰 모바일 기기 및 클라우드 서비스와 연계할 수도 있다. 특히 클라우드 문서관리 솔루션 ‘워킹 폴더(Working Folder)’와 연계하면 클라우드 문서를 ‘도큐웍스’에서 직접 확인, 편집 및 공유할 수 있다. 워킹 폴더에 팩스 문서가 수신되거나 파일이 업로드 되면, 도큐웍스를 통해 알려주는 알림기능도 제공된다. 또, ‘이웃’ 기능을 활용하면 별도의 공유 서버나 폴더 없이 팀간 간단하게 정보 공유가 가능해 진다.
‘도큐웍스’는 마치 종이문서처럼 다양한 문서를 화면에 펼쳐놓고 한눈에 보면서 작업할 수 있다. 문서 편집 기능이 강화돼 하나의 도큐웍스 문서를 다른 도큐웍스 문서로 페이지를 바로 이동하거나 복사할 수 있으며, 다양한 컬러와 폰트는 물론 풍부한 주석 옵션으로 전자 문서에 태그, 마크, 하이라이트 또는 스탬프를 손쉽게 추가할 수 있다.
또한 업그레이드된 보안기능을 이용하면 문서를 암호화하거나 문서 편집 금지, 주석 편집 금지, 인쇄 및 복사 금지 등 사용자 별로 문서사용 환경을 각각 다르게 설정함으로써 인가받지 못한 사용자가 중요한 정보에 접속하는 것을 효과적으로 제한할 수 있다.
이밖에 업무 진행 후 보관용으로 기획서 PPT, 세부실행안 엑셀 파일, 진행 경비 영수증 등을 출력해 바인더로 만들 필요없이 하나의 전자문서 폴더를 생성해 관련 파일들을 저장하고 색인을 만들어두면 종이문서 출력 및 보관에 따른 부담도 줄이고 파일명 입력만으로 관련 정보를 일괄적으로 살펴볼 수도 있다.
양희강 한국후지제록스 영업본부장은 “스마트 워크의 확산으로 회사의 중요한 자산인 문서 자료들을 효율적으로 통합 관리해야 할 필요성이 커지고 있다”며, “기업 내에는 종이문서와 전자문서를 포함한 수많은 문서 자료들이 다양한 형태로 존재하는 만큼 ‘도큐웍스 8’과 같은 통합 문서관리 소프트웨어를 활용해 기업 경쟁력을 제고할 필요가 있다”고 밝혔다.
차주경 기자 reinerre@chosunbiz.com