"구글은 어떻게, 어떤 도구로 일을 할까?"
조혜민 구글 매니저는 23일 IT조선이 서울 역삼동 포스코타워에서 개최한 ‘퓨처 오브 워크 콘퍼런스 2019’에서 구글의 업무 문화와 협업 도구 ‘G스위트’를 소개했다.
그는 "처음에는 경력자에게 조언받는 기본 방식이 더 유리하지 않을까 하는 의구심이 들었다"며 "하지만 점차 이런 방식을 채택해 직급에서 오는 위압감과 부담감이 사라지면 대신 창의력이 느는 효과가 있다는 것을 깨달았다"고 설명했다. 그는 "구글에서는 진취적인 생각이 있고 새 것을 선보일 준비가 됐다면, 누구나 이러한 환경에서 일할 수 있다"고 설명했다.
회의 시에도 이를 주도하는 사람이 있거나, 회의를 열기 위해 미리 승인 받아야만 하는 문화가 없다. 어떤 직원이든 자유롭게 소통한다. 직급에도 매이지 않는다. 필요하다면 다른 나라에 있는 관리자에게도 얼마든지 요청해 소통할 수 있는 문화가 정착되어 있다.
조혜민 매니저는 "물론 나라마다 문화가 너무 달라서 하루아침에 바꿀 수는 없지만, 직급을 ‘선임, 책임, 매니저’로 비교적 가볍게 만드는 것도 좋다고 생각한다"며 "상하관계의 부담감으로부터 해방하고 창의성은 늘릴 수 있기 때문이다"라고 설명했다.
기업 문화에 못지않게 이용하는 도구도 중요하다. 조혜민 매니저는 기존 도구를 활용한 업무 방식의 불편함을 지적했다.
만약 급하게 나간 미팅 자리에 가지고 간 노트북에 원하는 문서가 없다면, 애써 만든 문서를 상대방에게 보여줄 수 없게 된다. 이메일을 통해 문서작업을 공유한다면 한 문서에 대한 다른 버전이 계속 생겨 어떤 것이 최종본인지 알기 힘들어진다. 회신을 기다리는 시간도 낭비다.
조 매니저에 따르면 이러한 불편함을 상당히 해소할 수 있는 도구가 바로 ‘G스위트’다. 그는 "G스위트는 구글에서, 구글 직원이 일하기 위해 만든 협업 도구다"며 "이용자가 일반적으로 60%쯤의 G스위트 도구를 이미 개별적으로 이용해 본 경험이 있다는 장점도 있다"라고 설명했다.
G스위트는 가장 흔히 쓰는 G메일, 캘린더, 드라이브 등은 물론 웹 기반 문서 저작 도구도 제공한다.
G메일은 수신 메일을 발신자 등 다수 기준으로 라벨링 해 관리할 수 있는 도구다. 구글이 검색 분야 기술이 뛰어난 회사인 만큼, 이메일 검색을 통해 빠른 속도로 원하는 메일을 찾을 수 있다. 최근에는 예약 메일 기능도 추가했다.
조 매니저는 "최근에는 한 페이지에서 모든 것을 보는 것을 선호해 G메일도 이를 반영했다"며 "G메일에 행아웃, 캘린더, 일정, 날씨 등 서드 파티 앱을 달아 가장 많은 업무 시간을 보내는 메일 앱 내에서 주요 정보를 받아볼 수 있다"고 설명했다.
캘린더의 경우, 권한이 허용된 사람과 일정을 공유할 수 있는 도구다. 10명을 대상으로 일정을 잡는 경우, 9명의 일정을 확인해도 나머지 1명이 안된다고 하면 다시 처음부터 일정을 잡아야 한다. 구글 캘린더는 다수 인원의 일정은 물론, 모임 장소까지 고려해 자동으로 미팅 일자를 추천한다. 약속 장소의 프로젝터 등 비품 보유 여부도 확인할 수 있다.
구글 독스, 시트, 슬라이드 등 문서 저작 도구는 ‘마이크로소프트 오피스’ 등 타 기업 포맷과 연동할 수 있다. 구글 사이트는 간단한 사이트를 만드는 도구다. 설문, 게시판 이벤트 공지 등을 에이전시 없이 직접 만들도록 돕는다. 행아웃은 화상으로 의사소통하는 것을 돕는다.
조혜민 매니저는 G스위트의 가장 큰 장점 중 하나로 ‘보안 유지’를 꼽았다. 그는 "각종 국가 규정이나 GDPR 같은 보안 규정을 맞추기 위한 보안 기능도 묶음으로 제공한다"며 "보안과 생산성은 떼려야 뗄 수 없는 관계로, 항상 고민하는 것이 좋다"고 강조했다.
조 매니저에 따르면, G메일을 비롯한 G스위트 제품은 99.9% 이상의 정확도로 스팸과 도용 사기를 차단한다. 이에 더해 보안 유출 사고가 벌어지면 정확한 원인을 알지 못한 채 보안 책임자만 나무라던 문화도 개선하도록 돕는다.
구글은 기본적으로 이용자를 신뢰한다. 다만 이용자가 잘못된 행위를 하려고 할 때 이러한 행동으로 인해 처벌받을 수도 있다는 사실을 알린다. 이용자 스스로 정보를 보호하고, 정보를 외부에 공유할 때 한 번 더 생각하게 만드는 것이다.
조혜민 매니저는 "정보를 유출할 때 문서를 직접 유출하는 대신 사진을 찍어서 공유하는 경우도 많다"며 "구글 플랫폼은 손으로 내용을 적더라도 어느 정도 인식해서 걸러낼 수 있는 기능을 갖췄다"고 설명했다.
일단 유출이 일어나면, 즉시 보안 담당자에게 알려 문제의 근원을 알아낼 수 있도록 하는 ‘조사 도구(Investigation tool)’도 있다. 조 매니저는 "기존에는 누가 유출했는지 심증은 있지만, 실제 증거를 잡기 힘들었다"며 "조사도구를 활용하면 ‘누가’, ‘어느 시점에’, ‘누구에게’, ‘얼마나’, ‘어떤 정보를’ 흘렸는지 전부 알 수 있다"고 강조했다.
이를 법적 증거자료로 활용하면 회사가 송사에 휘말렸을 때, 회사가 불리해지는 상황을 어느 정도 방지할 수 있다. 이에 더해 악의적 이용자가 정보를 지워 증거를 없애려해도 해당 정보를 일정 기간은 무조건 보존하는 기능도 있다.
조혜민 매니저는 발표를 마치며 "소통과 보안을 반드시 함께 고려해야한다"고 재차 강조했다. 그는 이어 "관리자는 목적에 따라 G스위트라는 도구의 보안 수준을 천차만별로 설정할 수 있어 회사 상황에 맞게 잘 활용하길 바란다"고 덧붙였다.
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