원팀 원브레인(One Team One Brain)협업을 구현하는데 필요한 구체적인 실행 원칙을 소개한다. 첫번째 원칙은 하나의 과제(Task)에 하나의 문서를 매칭시켜 과제 완료시까지 그 문서만 운영하는 원도큐먼트 원칙(One Document per task)이다. /편집자 주

영국 프리미어 축구경기에서 하나의 축구 공을 놓고 서로 다툰다. 90분 내내 어떤 상황에서도 축구공은 한 개다. 만약 축구장에 다른 공이 투입되면 경기는 중단되고 다시 한 개 공을 놓고 경기를 펼친다. 축구 경기에서 감독과 선수에게 과제(Task)는 골을 넣는 것이며, 축구 공은 과제를 수행하는 수단이다.

기업에서 축구공에 해당하는 것은 문서(Document)다. 기업에서 사업계획, 신제품 개발 등 과제가 생기면 CEO의 지휘아래 임직원들이 역할을 나눠 과제 수행하기 위한 문서를 만든다. 이어 문서를 축구공처럼 주고 받으면서 과제 완성 시점까지 굴려 간다.

축구경기에서 하나의 축구 공을 놓고 서로 다툰다. 90분 내내 어떤 상황에서도 축구공은 한 개다.
축구경기에서 하나의 축구 공을 놓고 서로 다툰다. 90분 내내 어떤 상황에서도 축구공은 한 개다.
그런데 대부분의 기업 현장에서 축구 경기와 달리 과제당 여러개의 문서를 사용하고 있다. 담당자가 과제를 맡으면 자신의 PC에서 첫번째 문서를 생성한다. 이어 담당자는 중간 관리자와 소통하는 과정에서 아래와 같은 변형 문서를 계속 생성하여 사용한다.

"수정본, 최종본, 진짜 최종본...."

축구 경기장에 공이 여러개 돌아다니면 경기 진행이 엉망진창이 된다. 감독과 선수가 어떤 공에 집중해야 할지 판단을 못할 것이다. 그러면 원팀 원브레인 협업이 근본적으로 불가능하다. 기업활동에서도 동일 과제에 대해 여러개 문서가 유통되면 원팀 원브레인 협업이 근본적으로 불가능하다.

애자일 조직을 운영하려면 하나의 과제에 하나의 문서만 사용해야 한다. 과제 담당자가 과제 수행 문서를 만들면 담당자부터 중간 관리자, 협조 부서원, CEO까지 그 문서를 함께 굴리는 방식이다.

기업의 문서는 축구공보다 눈덩이에 가깝다. 즉 하나의 문서를 여러 사람이 함께 굴려가면 눈덩이처럼 점점 더 커지는 효과를 얻는다.
기업의 문서는 축구공보다 눈덩이에 가깝다. 즉 하나의 문서를 여러 사람이 함께 굴려가면 눈덩이처럼 점점 더 커지는 효과를 얻는다.
과제당 하나의 문서만 운영하면 담당자부터 CEO까지 과제 관련자들은 같은 문서를 쳐다볼 수 밖에 없다. 같은 과제에 여러 변종 문서를 운영하면 축구 경기에서 여러개의 공을 갖고 경기하는 것과 같다.

모두가 같은 문서를 바라보면서 일하면 무엇보다 의사소통이 빨라지고 정확해진다. 의사결정권자는 궁금한 점을 언제든지 문서에서 묻고, 또 필요한 요청을 문서에 바로 기입할 수 있다. 과제 담당자는 연관 부서에 필요한 데이터를 요청하가나 의견을 물을 수 있고, 연관부서는 그 문서에 바로 답변을 한다.

하나의 문서만 운영하면 협업이 자연스럽게 이뤄진다. 또 내부에 흩어져 있는 해법이 자연스럽게 모아지면서 전사적 관점에서 해결책을 찾을 수 있다.

하나의 문서로만 과제를 진행하면 책임 소재가 명확해지고, 기여도도 정확하게 기록된다. 누가 주도를 하고 누가 빈 틈을 메워주고, 누가 창의적 단서를 제시했는가를 문서안에 기록되기에 나중에 평가자료로 활용할 수 있다.

하나의 문서로만 과제를 진행하면, 과제 진행중이거나 완료후에 자료를 신속하게 정확하게 찾을 수 있다. 원본 하나만 유지하고 변형을 완전히 없앤 덕분이다. 과제당 하나의 문서만 사용하는 규칙만 잘 지켜도 기업 조직문화가 애자일해질 것이다.

기업에서 문서와 축구의 축구공은 다른 점이 있다. 기업의 문서는 축구공보다 눈덩이(Snow ball)에 가깝다. 즉 하나의 문서를 여러 사람이 함께 굴려가면 눈덩이처럼 정보와 지식이 점점 더 커지는 효과를 얻는다.


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