원팀 원브레인(One Team One Brain)협업을 구현하는데 필요한 구체적인 실행 원칙을 소개한다. 두번째 원칙은 과제당 원 도큐먼트(One Document)를 매칭 시킨 뒤, 과제를 처음부터 패킷(Packet)으로 잘게 쪼개서 과제에 관련된 사람에게 나눠주는 것이다. /편집자 주

축구경기에서 모든 플레이는 실시간 협업으로 진행된다. 공격을 시작할 때 어떤 선수든 공을 잡으면 골이라는 목표아래 역할 수행을 여러개 쪼개서 동료 선수에게 나눠준다. 크게 내가 할 일, 동료가 할 일, 감독의 지시를 받을 일 등 3개 패킷으로 잘라서 배분하는 것이다.

새로운 상황을 맞으면 그 것에 맞게 다시 역할을 패킷으로 만들어 동료 선수에게 재빨리 뿌린다. 명문 축구팀일 수록 선수들의 역할 패킷화(Packetize) 능력이 뛰어나다. 축구 선수의 이런 사고와 행동이 바로 애자일 조직의 협업 메커니즘의 전형을 보여준다.

기업 조직이 애자일하게 사고하고 행동하려면 축구팀처럼 해야 한다. 누구든 과제 책임자가 되면 해당 과제를 재빨리 패킷화(Packetize)하고 회사 구성원에게 나눠주는 일부터 해야 한다.

즉, 축구 경기처럼 해당 과제를 내가 할일, 동료에게 부탁할 일, 상사에게 요청할 일 등 3개 패킷으로 잘라서 역할을 배분해야 한다. 이어 패킷을 담은 문서(One Document)를 여러 사람이 굴려서 과제 완성 지점까지 가는 것이다.

PM이 원도큐먼트안에서 과제를 패킷화해서 분배를 하면, 5명이 축구 공 하나를 놓고 함께 역할을 분담해 공격에 나서는 형상을 이룬다.
PM이 원도큐먼트안에서 과제를 패킷화해서 분배를 하면, 5명이 축구 공 하나를 놓고 함께 역할을 분담해 공격에 나서는 형상을 이룬다.
과제를 패킷화하고 배분하는 방법은 다음과 같다.

◆ CEO가 올 겨울 신제품 개발 계획을 세워 한 달안에 보고하라고 전략기획팀장에서 지시를 내렸다. 팀장은 3명의 팀원중에서 한 명을 PM로 정해서 보고안을 만들라고 지시를 전달한다.

◆ PM은 지시를 받자 마자 ‘신제품기획안_겨울_초안_20190322’이라는 제목의 문서를 클라우드 문서 도구로 만든다.

◆ PM은 과제 수행에 필요한 사람을 머리속에 떠올리고 그 사람을 문서 작업에 초대를 한다. 같은 팀 동료, 팀장, 다른 팀장 또는 팀원, 의사결정권자를 해당 문서에 초대한다. 원도큐먼트 원칙을 수행하는 것이다.

◆ PM은 착상과 기초 자료 조사를 바탕으로 내가 할일, 동료에게 부탁할 일, 상사에게 맡길 일 등 3개 유형의 패킷을 만든다.

- 동료에게 맡길 일은 과제중 동료가 맡고 있거나 경험했던 일에 대한 자료 기입을 요청하는 것이다. 과제 관련, 과거 이력이나 데이터를 요청하는 것이다. 동료의 도움을 받을 때는 두리뭉실하게 도움을 요청해서는 안된다. 구체적인 사안을 콕 찍어서 마감을 정해서 요청해야 한다.

- 상사에게 맡길 일은 예산, 인력, 마감기간, 전략 방향에 관한 것이다. 예상한 예산을 초과하거나, 인력을 더 투입해야하는 사안일 경우 상사의 승인을 반드시 받아야 한다.

- 전략 방향 수정 여부를 반드시 승인을 받아야 한다. 컨펌은 상사가 의도한 것이 실제와 맞는지 다시 한번 확인하는 의사소통이다.

- 팀장과 같은 중간 관리자에게는 일을 하면서 부딪히는 어려움을 털어놓고 상담을 하는 등 멘토 역할을 요청한다. 또는 팀원간 시각차이 등 갈등을 조율하는 역할을 부탁할 수 있다.

신제품 기획안 문서에 내가 할 일, 동료에게 부탁할 일, 상사에게 맡길 일로 패킷화하고 해당 사람에게 배분을 하면, 한 개 문서를 함께 굴리면서 협업할 수 있는 준비를 마친 셈이다.

과제 패킷화와 공유의 장점은 다음과 같다.

◆ 첫째, 본능적으로 협업 모드를 작동시킬 수 있다. 축구 경기장에서 선수들이 본능적으로 역할을 쪼개서 수행하고, 또 상황이 바뀌면 다시 역할을 재 조정하면서 협업하는 것과 같다.

◆ 둘째, PM이 일에 대한 심리적 부담을 덜 수 있다. 동료의 도움을 언제든지 받을 수 있고, 상사와 긴밀하게 소통하면서 일한다고 생각하면 혼자서 모든 것을 감당하는 것보다 편안한 마음으로 일에 임할 수 있다.

◆ 셋째, 하나의 과제는 하나의 문서로만 운영하는 원도큐먼트 원칙에서 얻는 효과와 짝을 이룬다. 역할은 쪼개되, 하나의 눈덩이를 함께 굴려서 목표 지점까지 쉽게 갈 수 있는 것이다.


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