[원팀 원브레인] ⑫월요 회의자료, 금요일에 마감하라

  • 우병현 IT조선대표
    입력 2019.04.23 14:25

    매주 월요일 오전 10시. 대형 회의실에 임원들이 입장해 정해진 자리에 앉아 보고 자료를 탁자 위에 펼친다. 마지막으로 CEO가 입장하면 모두 일어서 CEO를 맞이한다. 회의가 시작되면 부서장들이 돌아가면서 각자 분야 동향을 보고하고 의제를 꺼낸다.

    CEO는 부서별 보고를 청취하면서 필요한 질문을 던지고, 해당 부서장은 답변한다. 부서장 보고가 끝나면 CEO가 회의에 상정된 현안에 대한 의견을 묻는다. 해당 부서장 외에 다른 부서장은 별다른 의견을 잘 내지 않는다. CEO는 현안에 대해 추가 지시를 내리거나 강조할 점을 말하면서 회의를 마무리한다.

    대부분의 회사는 월요일 오전 최고의사결정권자가 참석하는 주간 회의를 가진다. 이런 회의를 이른바 ‘어전회의’라고 부르는데, 실질적인 의사결정 없이 현안을 공유하는 형식으로 진행된다.
    기업의 경우 작은 스타트업부터 재벌급 대기업까지 대부분 매주 1회 정도 최고의사결정권자가 핵심 임원으로부터 현황, 계획 등을 보고받고, 자신의 메시지를 전하는 회의를 진행한다. 부서장 회의도 비슷한 메커니즘으로 굴러간다.

    CEO 또는 부서장 등 회의 주재자 입장에서 이런 주간회의 메커니즘을 좋아할 리가 없다.

    첫째, 지난 주에 발생한 현안을 묵혔다가 월요일 오전에 몰아서 접하면 마음속에서 짜증이 날 것이다. 문제가 발생한 시점에 정보를 접하면 주말에 생각할 여유를 가질 수 있다. 그리고 월요일에 출근하면 문제 해결 중심으로 논의할 수 있는데, 출근하자마자 낯선 문제부터 접하면서 뇌가 긴장한다.

    둘째, 참석 부서장들이 회의 석상에서 다른 부서의 협조사항을 꺼내는 경우가 많다. 여러 부서에 걸친 과제나, 타 부서 협조가 필요한 과제의 경우 부서장 끼리 미리 협의를 하고 조정이 필요한 사안을 회의에 안건으로 올려야 한다. 회의가 첫 정보 공유 자리가 되면 결국 회의 기본 기능을 전혀 수행하지 못한다.

    셋째, 월요회의가 의사결정, 우선 순위정하기, 역할 분담 등 구체적인 다음 행동을 정하지 못한 채 끝나기 마련이다. 따라서 사안 별도 별도 회의를 주중에 또 소집 해야한다. 월요회의가 제 기능을 못하면 의사결정 스피드가 떨어지기 마련이다.

    월요 회의를 회의 답게 만들려면 다음과 같이 회의를 준비해야 한다.

    첫째, 월요 회의 자료를 클라우드(Cloud)에서 원도큐먼트(One Docunment)로 만들어 회의 참석자들이 함께 굴린다. 기획 담당 부서장이 주간회의용 자료 탬플릿을 활용해 금요일 오전 클라우드에서 다음주 회의용 문서를 생성한다. 그 부서장은 회의용 문서에 CEO부터 참석 부서장을 초대해서 회의 자료 초안부터 함께 공유한다.

    둘째, 월요 회의자료는 금요일 오후 퇴근 전까지 마감해야 한다. 기획 담당 부서장은 금요일 오전부터 하나의 도큐먼트에 취합하도록 독려한다. 특히 그 주에 발생한 문제나, 다음 주에 발생할 가능성 높은 이슈를 보고자료에 미리 반영하도록 한다.

    셋째, 부서장이 스스로 실무자가 되어 자신이 맡은 분야 현황, 이슈, 요청사항 등을 직접 입력해야 한다. 부서별로 중간 관리자나 실무자에 회의 자료 작성을 맡기면 경우에 따라 보안 이슈가 터질 수 있다. CEO와 기획 담당 부서장은 공유 상황을 체크해서 부서장이 아랫사람에게 문서 작성을 시키지 못하도록 엄격하게 관리해야 한다.

    CEO도 금요일 오전부터 계속 업데이트되는 주간 회의자료를 봐야 한다. 토요일, 일요일에도 틈나는 대로 노트북이나 스마트폰으로 주간 회의자료를 봐야 한다. 동시에 자신이 생각하는 방향, 궁금한 점, 강조할 점, 새로운 이슈를 본문에 붙이거나 댓글로 문서에 직접 기재한다.

    부서장도 의사결정권자의 승인, 컨펌이 필요한 사안은 댓글을 붙여 상사에게 질문을 던져야 한다. 타 부서와 협의할 사항도 해당 부서장을 태그를 걸어 요청 사항을 기재한다. 대면 회의가 아니더라도, 온라인에서 소통 흔적을 남기는 것이 중요하다.


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