원페이지 협업툴 솔루션 기업 콜라비가 코로나19(신종 코로나바이러스 감염증)로 늘어난 재택·원격근무를 성공으로 이끌 점검 사항 7가지를 소개했다.

전사 재택근무 규칙이 있는가

재택근무 규칙 마련은 성과 위주 근태를 효율적으로 관리할 필수 조건이다. 일일 업무 계획을 공유하고 퇴근 후 완료 보고를 하는 등의 규칙이 필요하다. 긴급 이슈와 일반 이슈를 나눠 커뮤니케이션 규칙을 정하면 비효율적인 커뮤니케이션 발생을 줄일 수 있다.

업무 시작과 종료 시각이 매일 명확한가

재택근무 시 일과 삶의 경계가 모호해지면서 업무 시간 감각이 흐려질 수 있다. 퇴근 개념이 없어지면서 일을 미루는 경우도 발생한다. 이같은 문제를 개선하기 위해서는 시작과 종료 시각 등의 규칙을 정해 개인이 이를 준수하는 것이 필요하다.

업무 우선순위를 정하고 일하는가

어떤 업무든 업무 지시나 실행에 있어 우선순위를 정하는 것이 중요하다. 이때 기준은 성과다. 최고의 성과를 낼 수 있을지 기준을 세워 판단해야 한다. 우선순위가 정해진 업무별 추정 시간도 명확히 정립해 집중도를 최대한 끌어내야 한다.

업무 진행 상황을 투명하게 공유하는가

비대면 업무라 하더라도 협업이 필수다. 이를 위해서는 각자 업무 상황을 수시로 공유하며 문서화해 업무 내용을 투명하게 공유해야 한다. 단순히 메신저로만 업무 상황을 묻고 확인하기보다는 협업 구성원이 서로의 업무 진행 상황을 쉽게 파악하도록 시스템을 구축해야 한다.

동료는 적극적으로 소통하는가

업무 시 궁금증이나 이슈가 생겼을 때 빠르게 소통하는 일도 필요하다. 비대면 형식에서 커뮤니케이션을 문자화해야 한다는 부담이 생겨 소통을 어렵게 느낄 수 있다. 이에 주기적인 화상 회의로 신뢰를 형성하면서 소통이 필요하다.

비대면·비동기 문제점을 보완하는 IT 서비스를 구축했는가

비대면 업무에서는 업무 상황 공유나 커뮤니케이션, 근태 관리에 한계가 있다. 이를 보완해 생산성을 높일 IT 서비스를 구축해야 한다. 원활한 커뮤니케이션을 돕는 업무용 메신저 슬랙(slack)이나 업무 상황 공유를 위한 협업툴 콜라비(collabee), 근태 관리를 위한 서비스 토글(Toggl) 등을 도입해야 한다.

기록 문화를 형성했는가

다수 조직은 구술 문화가 자리잡혀 있다. 이같은 문화가 비대면 상황에도 이어지면 여러 문제를 야기할 수 있다. 대화나 진행 상황을 기록하지 않아 의견이 증발하거나 소통에 비효율을 초래하는 식이다. 이를 방지하기 위해서는 회의록을 작성하거나 업무 의견을 문서화하는 기록 문화가 필요하다.

김한선 콜라비 최고전략책임자(CSO)는 "한국 기업 문화가 그간 근태를 기준으로 실력을 평가했기에 비대면 업무에 익숙하지 않은 측면이 있다"며 "재택근무 시행 초기 부정적인 이야기가 나온 것도 이러한 배경에 기인한다"고 설명했다.

그는 이어 "약 한 달간 재택근무를 지속하면서 업무 효율이 높아졌다는 의견도 속속 나온다"며 "이같은 긍정적인 결과가 나온 배경에는 업무 결과물로 평가하는 성과 위주의 업무 방식이 있다"고 짚었다.

그는 "이번 재택근무를 기회 삼아 업무 형식을 성과 기준으로 재점검해야 한다"며 "기업과 개인이 올바른 방법으로 재택근무를 하고 있는지 점검할 체크리스트를 마련한 이유다"고 말했다.

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