[누구나 개발자 #1] ⑤오피스 안으로 들어온 AI

  • 박은정 오피스 365 MVP
    입력 2020.08.04 06:30

    ‘AI의 대중화’ 시대다. [누구나 개발자] 1편에서는 국내 유일의 소프트웨어전문지인 마이크로소프트웨어(이하 마소) 400호에 인공지능에 대한 이야기를 풀어낸 ‘스팟라이트’ 섹션의 기고를 소개한다. [편집자주]

    ① AI is everywhere
    ② 오픈소스 AI 개발 도구가 애저 클라우드와 만났을 때
    ③ 애저에서 머신러닝을 한다는 것...머신러닝이 클라우드, 오토 ML과 ML옵스를 만났을 때
    ④ 인텔리전트 ‘엣지와 클라우드’의 궁극적 지향점
    ⑤ 오피스 안으로 들어온 AI
    ⑥ 누구나 AI 전문가로!
    ⑦ 양자 컴퓨팅 활용의 지름길 ‘애저 퀀텀'
    알고리즘랩스 "인공지능 기술 보편화에 기여하겠다"

    AI를 장착한 ‘Office 365’


    필자 박은정은 2002년 IT에 입문했다. 2006년부터 마이크로소프트 프로덕트에 대한 기술 지원 엔지니어로 시작해, 프리세일즈, 교육, PM 등에 대한 경험을 쌓았다. 2016년부터는 클라우드 관련(오피스 365, 마이크로소프트 365) 다양한 컨설팅, 체험 세미나, 교육, 프로젝트 진행 및 발표를 하고 있다. 2017년 6월부터 오피스 앱 & 서비스 분야 마이크로소프트 오피스 365 MVP(Most Valuable Professionals)로 활동하고 있다.

    AI(인공지능)가 이제는 모든 분야에서 사용되며 익숙하게 들리는 용어가 된 지금, AI를 장착한 ‘Office 365(이하 오피스 365)’ 협업 기능을 바탕으로 새로운 일하는 방식, 주 52시간 근무제, 재택근무, 원격 근무 환경에 맞춘 오피스 365 AI 기능을 소개하고자 한다.

    "개인 비서가 있었으면 좋겠다? 슬라이드 작성 시 디자이너에게 요청하지 않는다."

    불가능해 보였던 것이 이제는 똑똑한 오피스 365 AI 기능을 통해서 가능하다. 오피스 365 ‘파워포인트 디자인 아이디어’ 기능을 활용하면 누구든 디자인 전문가가 될 수 있다.

    나는 이 기능을 만나기 전까지는 파워포인트로 자료 작성 시 슬라이드 내용을 작성하고 내가 원하는 스타일의 발표 자료를 만들기 위해서 여러 이미지와 도형을 추가하고, 애니메이션도 만들 때, 각각을 하나씩 따로 진행했다. 그러다 보니 시간이 많이 소요되기도 하고, 개발자 출신인 나는 디자인 부문에는 영 소질이 없어서 늘 디자인 팀장께 아이콘 및 스타일로 변경 요청을 해야 했다. 그러다 보니 자료 만드는 시간 외에도 디자인에 대한 시간이 추가적으로 많이 소요됐다.

    <그림1> AI 기능을 만나기 전 슬라이드 작성 방법(제목)


    <그림2> AI 기능 만나기 전 슬라이드 작성 방법(목차)
    흰 바탕에 검은색 글자 입력 후 늘 변경이 필요했다. 하지만 이제는 발표 자료 작성 시 디자인 아이디어 기능을 통해서 내용만 입력하면, 파워포인트 AI 기능을 통해 여러 디자인 부문에 대한 아이디어를 제공받을 수 있다.

    <그림3> 디자인 아이디어 통해서 AI 슬라이드에 대한 여러 아이디어 제공
    <그림4> 디자인 아이디어를 통해서 목차 및 내용을 입력하면 또 다른 디자인 아이디어 제공
    <그림5> 제목과 함께 내용에 이미지를 추가해 아이디어 제공
    나는 여러 디자인 아이디어 중에서 원하는 것을 선택만 하면 된다. 순식간에 여러 스타일로 자료가 작성됐다.

    <그림6> 디자인 아이디어를 통해 만든 파워포인트 자료
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    파워포인트에서 콘텐츠를 입력하고, 디자인을 변경하고 싶으면? 디자인 > 디자인 아이디어를 선택해 다른 옵션을 표시한다. 쉽죠?

    슬라이드를 작성하면서 이미지나 아이콘을 많이 사용하게 되는데, 대부분 웹에서 검색하거나, 따로 만들게 된다. 웹에서 가져오는 경우에는 아이콘에 저작권이 있기 때문에 주의해야 한다. 오피스 365 사용자라면 슬라이드 작성 시 웹 검색 또는 디자인 작업이 필요 없는 추천 아이콘을 이용하면 된다.

    <그림7> 오피스 365 사용자를 위한 수천 개의 아이콘
    <그림8> 검색 기능을 통해서 추천 아이콘 제공


    <그림9> AI, 오피스 단어를 검색해 내가 선택한 아이콘
    <그림10> 추천 아이콘과 디자인 아이디어와의 만남
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    파워포인트에서 [삽입]-[아이콘] 메뉴를 선택 후 마음에 드는 아이콘을 선택하거나, 좌측 검색 메뉴에서 필요한 아이콘의 단어를 입력하고 추천 아이콘을 사용한다. 웹에서 아이콘을 불법으로 가져오는 것은 이제 No! 오피스 365 추천 아이콘을 사용해 보자.

    아이콘이 아닌 파워포인트 작성 시 3D 객체 사용을 좋아하는 사람이라면, 3D 모델을 추천한다. 오피스 365는 3D 객체에 대한 3D 모델 및 3D 모델 전용 애니메이션도 함께 제공한다.

    <그림11> 3D 모델과 3D 모델 전용 애니메이션 효과 사용
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    파워포인트에서 [삽입]-[3D 모델]-[온라인 원본에서] 메뉴 선택 후 마음에 드는 3D 모델을 선택하거나, 위 측 검색 메뉴에서 필요한 3D 모델의 단어를 입력하고 추천 3D 모델을 사용해 애니메이션에 적용하면 된다.

    앞서 디자인 아이디어, 아이콘, 3D 모델을 이용해서 슬라이드를 작성했다면, 그다음은 발표에 필요한 슬라이드 쇼 부분이 필요하다. 이전에는 여러 애니메이션 기능을 통해서 슬라이드 쇼 부분을 만들었지만, 이제는 모핑(Morph) 기능을 사용해 디자인에 따른 슬라이드 쇼를 자동화할 수 있다.

    예를 들어 예전엔 아래 그림과 같이 로봇을 왼쪽으로 옮기고, AI 글자를 오른쪽으로 다시 옮기려면 애니메이션을 사용해 연결했을 것이다. 하지만 이제는 적용할 슬라이드 선택 후 [모핑]만 선택하면 자동으로 슬라이드 쇼를 사용할 수 있다.

    <그림12> 모핑 기능을 사용한 슬라이드 쇼 자동화
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    파워포인트에서 슬라이드 쇼를 적용할 슬라이드 선택 후 메뉴에서 [전환]-[모핑]을 선택하면 슬라이드에 맞춰서 슬라이드 쇼를 자동화해준다.

    제안, 제언 발표를 하는 경우, 슬라이드 영역을 확대·축소해야 하는 경우가 많다. 여러 프로그램을 사용하는 사람이 많을 텐데, 파워포인트에 확대·축소 기능이 추가됐다.

    <그림13> 요약 확대·축소 삽입
    <그림14> 요약 섹션이 삽입된 화면


    <그림15> 확대/축소는 세 가지 옵션 제공(요약/구역/슬라이드)
    확대/축소 기능으로 발표하면서 슬라이드, 요약, 구역 부분에 대한 확대/축소를 자유롭게 할 수 있어서 발표 시 중요 포인트를 자신 있게 표현할 수 있다. 중간에 화면을 중지 또는 변경하지 않고 바로 다음 화면으로 자연스럽게 연결하는 흐름을 만들 수 있다.

    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    파워포인트 자료를 작성 후 확대/축소하고 싶은 부분에 대해서 결정을 한다. 옵션은 앞서 말한 바와 같이 요약/구역/슬라이드 부분에 확대/축소를 제공한다. 결정했으면 [삽입]-[확대/축소] – [요약 확대/축소] 선택 후 원하는 슬라이드를 선택하고 확인 삽입하면 된다.

    발표도 글로벌 시대가 된 것은 오래됐다. 영어·중국어·일본어를 비롯해 세계에는 수많은 언어가 있다. 하지만 이제 다른 나라 언어를 하지 못하더라도, 조금 부족하더라도 내가 발표하는 내용을 여러 나라 언어로 자막을 넣을 수 있다. 나는 이 기능을 발표할 때 자주 사용한다. 지난번 AI 행사에서는 라이브 발표를 했는데 외국에서 접속한 친구가 표시 언어를 영어·베트남어 등으로 변경해 줄 수 있냐고 요청해 발표하면서 언어를 바로 변경해서 표시해줬다.

    나는 발표할 때 음성 언어를 한국어, 자막 언어를 영어 또는 다른 나라 언어를 주로 사용한다. 반대로 발표 세션을 들으러 가서는 음성 언어를 영어로 하거나, 다른 나라의 자막 언어를 한국어로 표시하고 세션을 듣는다.

    이는 옵션으로, 필요할 때마다 자막을 사용할 수도 있고, 항상 자막을 사용할 수 있게 옵션을 체크할 수도 있다. 현재 음성 언어는 19개(미리 보기 언어 11개 포함), 자막 언어는 63개를 제공하고 있다.

    <그림16> 음성언어를 한국어, 자막 언어를 영어로 표시 후 세미나 발표 진행
    <그림17> 자막 언어를 베트남어로 표시 후 웨비나 진행 화면
    <그림18> 음성 언어 및 자막 언어 설정 화면
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    파워포인트 자료를 작성 후 [슬라이드 쇼]- [자막 설정] – [음성 언어] 선택 / [자막 언어] 선택 후 자막을 표시할 위치를 정한다(맨 아래, 맨 위, 슬라이드 아래, 슬라이드 위). 자막 기능을 항상 사용하고 싶다면, [항상 자막 사용] 체크 표시를 선택하면 발표 때마다 자동으로 자막이 표시된다.

    앞에서 설명한 디자인 아이디어, 아이콘, 3D 모델/3D 애니메이션, 모핑, 슬라이드 확대·축소, 발표자 모드(자막 설정) 등 다양한 기능을 사용하면 전문가처럼 아름다운 PPT를 만들 수 있다.

    제안서, 발표 자료 작성 시 ‘디자이너처럼 잘 만들 수 없나요?’라는 질문에 나는 지금 당장 디자인 아이디어 기능을 이용해 보라고 말하고 싶다. 죽은 슬라이드도 살려 내는 기능, 디자이너처럼 생색낼 수 있는 아름다운 PPT, 이미지나 텍스트만 준비하면 콘텐츠와 어울리는 디자인 아이디어를 자동으로 제공하는 이 놀라운 기능을 지금 당장 사용해 보기를 권장한다.

    데이터 분석 시대! 자주 사용하는 엑셀도 AI 가능하다!!




    <그림19> <그림20> 이름과 Full Name 빠른 채우기 화면
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    엑셀 데이터 작성 및 불러오기 후 첫 행과 두 번째 행에 데이터 입력 후 [데이터]- [빠른 채우기]를 선택하면 자동 완성된다. 이름뿐만 아니라 메일 주소에서 빠른 채우기를 사용해도 유용하다. 그간 하나씩 입력하는 방법이나 함수를 썼다면, 빠르고 간편한 빠른 채우기를 이용해 보자.

    데이터에 대한 분석 및 예측 시대에 엑셀에서도 예측 시트를 사용할 수 있다.


    <그림21> 예측 시트를 통해서 2033년 출생아 수에 대한 분석 데이터
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    엑셀에서 분석이 필요한 기본 데이터를 [열기]한 후 [데이터]-[예측 시트]를 선택하면 예측 종료에 대한 부분과 옵션 부분을 변경 및 데이터 가공이 가능하다.

    나는 앞에서 말한 바와 같이 ‘개인 비서가 있으면 좋겠다’는 생각을 많이 했다. 업무에서 매뉴얼,
    릴리즈 노트 등을 작성하면서 오타가 생기거나, 문법이 틀리는 등 스스로 놓치는 부분이 있어서 가끔은 개인 비서가 있으면 좋겠다는 생각을 하곤 한다. 그럴 때 필요한 기능이 바로 문서 검사 기능이다.

    <그림22> 문서 검사 기능을 이용해 맞춤법, 어법, 개선 사항 제시 화면
    How To use > 어떻게 사용하면 되나요?
    워드에서 문서 작성 후 [검토]-[문서 검사] 선택 후 오른쪽 화면에서 수정 사항(맞춤법, 어법), 개선 사항을 확인하면서 다시 한 번 문서를 체크하면 된다.

    나는 문서 검사와 여러 사람이 같이 작성하는 문서의 경우(매뉴얼 등)에는 [검토]-[변경 내용 추적] 기능을 함께 사용해 변경 수정 내용을 즉시 확인한다. 이렇게 하면 문서 작업 시간도 줄여 주고, 틀렸거나 수정이 필요한 부분을 놓치지 않고 미리 방지할 수 있다.

    스토리라인 문서 작업을 많이 한다면, 파워포인트를 사용하는 경우가 많은데 그럴 때는 문서 [비교] 기능으로 A문서와 B문서를 비교해 변경된 부분을 즉시 확인할 수 있다. <그림23>, <그림24>와 같이 오른쪽 [수정] 부분에 변경된 부분이 표시된다.

    <그림23> 개발 스토리 라인 A 문서에서 개발 스토리 라인 B문서를 불러온 화면
    <그림24> 개발 스토리 라인 A 문서에서 개발 스토리 라인 B문서를 불러온 화면(세부 정보)
    앞에서 설명한 디자인 아이디어, 아이콘, 3D 모델/3D 애니메이션, 모핑, 확대·축소, 발표자 모드(자막 설정) 기능과 더불어 엑셀의 빠른 채우기, 예측 시트 그리고 워드의 문서 검사·검토·비교 기능까지 사용해 보면서 제안서, 발표 자료 작성, 매뉴얼 작업 시 수작업하는 방식에서 자동화되는 AI의 놀라운 기능을 사용해 보기를 권장한다.

    빠르게 변화하는 기술, 업무 환경에서 오피스 365 AI 기능을 통해 다시 한번 이노베이션을 경험하는 그 날! 바로 지금, 이 순간이다!
    [마.필.톡] 400호 특집! 오피스365 MVP 박은정 필자가 쓴 글은? 영상 / 촬영 편집=노창호 PD


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