도입으로 끝이 아닌 '맞춤화'가 중요한 '협업툴'

입력 2020.11.22 06:00

코로나19 팬데믹으로 인한 원격근무 확산으로 협업툴을 도입한 기업이 급증했다. 하지만, 솔루션 도입으로 각 기업의 고민이 끝난 것은 아니다. 홍수처럼 쏟아지는 협업툴과 메신저 도구, 기존 사내 소통망이 혼재된 상황에서 ‘커뮤니케이션 도구 일원화’라는 과제가 추가로 발생했기 때문이다. 이에 협업툴 도입 기업은 공급 기업에 추가로 ‘유지·보수·맞춤화’를 주문하고 있다.

주문 사항을 소화하기 위해 협업툴 공급 기업은 기존 고객사 사내 그룹웨어에 이메일 연동을 추가로 지원하거나, 보안 기능을 업데이트하는 방식으로 맞춤형 서비스 제공에 나섰다.

/ 아이클릭아트
플로우, 기존 그룹웨어에 협업툴 기능 연동으로 맞춤형 서비스 제공

협업툴 솔루션 제공 기업 ‘플로우’는 현대모비스와 DB금융투자, 다수 중소기업에 협업툴을 공급했다. 이후 각 기업으로부터 추가적인 주문사항을 접수, 맞춤형 서비스를 제공하기 위해 분주하다.

협업툴 플로우를 도입한 현대모비스는 공급사 측에 그룹웨어와 플로우 기능 연동을 추가로 주문했다. 플로우에 등록된 협업 게시물과 이메일 시스템이 현대모비스 사내 그룹웨어와 연동되지 않아 소통 단절이 발생했기 때문이다.

이에 플로우 측은 자사 협업툴에 등록된 현대모비스의 협업 게시물을 현대모비스 그룹웨어의 이메일 시스템과 연동해 원클릭으로 작업물을 이메일로 발송할 수 있도록 기능을 개선했다. 그룹웨어 일정시스템과 플로우 일정 기능도 연동해 개인별 일정을 확인할 수 있도록 연동 기능도 제공했다.

플로우를 도입한 DB금융투자도 이동이 잦은 영업사원을 위해 모바일앱 연동을 플로우 측에 추가로 요청했다. 기존에는 영업사원들이 판매하는 금융상품 정보를 확인하기 위해 사내망에 있는 PC 그룹웨어에 접속해야만 하는 불편함이 있었다.

플로우는 DB금융투자 그룹웨어 상품 게시판에 등록된 상품 정보를 풀로우와 연동해 모바일앱에서도 실시간으로 상품정보를 확인할 수 있도록 솔루션을 개선했다. 기존 고객 관리시스템도 플로우에 연동해 영업사원이 어떤 고객을 만났는지 손쉽게 확인할 수 있도록 도와 업무 효율을 개선했다.

이학준 플로우 대표는 "대기업뿐 아니라 플로우를 도입한 다수 중소기업에서도 커스터마이징을 추가로 요구하고 있다"며 "채팅으로 이미지를 전송할 때 이미지 해상도를 조정할 수 있는 기능을 만들어 달라고 요청하거나, 채팅에서 기간 제한 없이 검색할 수 있는 기능, 휴대폰 분실 시 보안을 위한 장치를 만들어 달라는 요청이 대부분이었다. 이에 2단계 인증(2 Factor) 기반 문자 인증 및 장치 접근 제어 기능을 개발해 업데이트했다"고 말했다.

이 대표는 이어 "기업의 규모와 업종, 문화에 따라서 다양한 요구사항이 매일 매일 발생하고 있다. 이러한 고객사 요청을 경청하고 빠르게 업데이트를 지원하는 것이 공급 기업의 역할이라고 본다"고 강조했다.

티맥스A&C, 태스크관리시스템 추가 업데이트로 협업 지원

협업툴 ‘티스페이스’를 제공하는 티맥스A&C 관계자는 "국내 기술력으로 만든 협업툴의 강점을 활용해 기술 대응 및 방문 지원을 빠르고 제공하고, 후속 유지·관리를 위해 서비스 개선에 나서고 있다"고 밝혔다.

티맥스A&C 측에 따르면 티스페이스를 도입한 IT 계열사 A는 지식관리시스템(KMS, Knowledge Management System)과 효율적 업무 관리를 돕는 태스크관리시스템(TMS, Task Management System) 등 추가 기능 제공으로 티스페이스의 전사적 도입을 고려하고 있다.

중요 자료 유출을 방지하는 보안 기능을 추가로 요구한 금융 고객사 B의 요청을 수용하기 위해 티맥스A&C 측은 내부 설치(Private)로 솔루션을 구축하고, 외부에서는 접근할 수 없도록 설정 기능을 제공해 맞춤형 서비스를 지원했다고 설명했다.

이 회사는 별도의 설치 없이 바로 사용이 가능한 퍼블릭(Public Service) 형식으로도 티스페이스를 제공하고 있다고 덧붙였다.

지란지교소프트, 오피스메신저 연동으로 안전한 협업 지원

업무용 솔루션 제공 기업 ‘지란지교소프트’는 최근 정보 유출방지 솔루션 ‘오피스키퍼’와 협업툴 ‘오피스메신저’의 연동 작업을 활발히 진행 중이라고 밝혔다. 기존 타 메신저를 사용하던 오피스키퍼 고객사들이 오피스메신저와의 연동을 연이어 요청하고 있기 때문이다.

지란지교소프트 관계자는 "오피스키퍼와 오피스메신저를 연동하면 IP 기반 다운로드 허용범위 설정과 모바일 파일 다운로드 차단, 소통 암호화 기능으로 보안을 강화할 수 있다"며 "이 뿐만 아니라 회사 조직도 연계와 화상회의 원격제어 기능으로 관리자와 실무자 모두 관리 리소스 절감과 업무 효율을 높일 수 있어, 지속해서 연동 요청이 들어오고 있다"고 설명했다.

실례로 지란지교소프트 고객사인 A 제조사는 오피스키퍼와 타 메신저를 함께 사용 중이었으나, 승인 기능이 필요해 오피스메신저 도입을 추가로 결정했다. A사 업무 특성상 중요 기술 문서 유출 시 기업의 재산상 피해를 초래할 수 있다. 타 메신저와 연동이 되지 않아 관리자가 자리를 비우면, 파일 반출 승인을 요청한 실무자는 승인을 받을 때까지 대기해야 하는 불편함도 겪었다.

이에 지란지교소프트는 오피스메신저와 오피스키퍼를 연동해 문제를 해결했다. 관리자 오피스메신저로 실무자의 파일별 승인 요청과 출력물 승인 요청을 즉각 수신할 수 있도록 서비스를 개선한 것이다. 이후 A사는 PC뿐 아니라 모바일 버전에서도 승인과 반려를 처리할 수 있게 됐으며, 관리자의 현재 위치와 수신 여부를 매번 확인할 필요가 없어졌다.

유일영 지란지교소프트 영업마케팅그룹장은 "모든 솔루션은 도입만으로 끝이 아니라, 도입 후 최적의 업무환경 조성을 위해 맞춤 지원이 필수"라며 "오피스메신저로 편리한 협업을, 오피스밸런스로 근태관리를, 오피스키퍼로 집중하는 업무환경을 조성할 수 있고, 정보 유출도 방지할 수 있다. 솔루션을 구축한 기업이 추가로 일원화 서비스를 요청하는 이유"라고 말했다.

김동진 기자 communication@chosunbiz.com


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