#제조업체 A사는 최근 사내 기밀 자료가 유출돼 골머리를 앓았다. 외부인 출입 기록, 방화벽이나 정보관리 서버에 대한 해킹 시도는 없었기에 역추적도 불가능한 상황이었다. 하지만 실마리는 생각지도 못한 곳에서 나왔다. 하루에도 수백 장의 문서를 출력하는 복합기였다. 익명의 누군가가 회사 기밀 자료의 파일명을 바꾼 뒤 출력해 간 것이다. A사는 추후에도 이러한 상황이 재발하는 것을 방지하고자 사내 모든 복합기에 ‘이미지 저장’ 기능을 도입했다.
하루에도 수백 명 이상이 사용하는 복합기는 정보 유출의 사각지대가 될 수 있다. A사의 사례와 같이 기밀 자료를 출력하는 방식으로 유출된다면 이는 기업 차원에서 막대한 피해로 이어질 수 있다. 이처럼 최근 사내 보안 강화가 이슈화되면서 기업들은 사무 환경에서의 보안 환경 구축에도 투자를 아끼지 않고 있다.
이미지 저장 기능을 사용하면 사내 임직원이 복합기를 통해 수행하는 모든 작업(프린트, 복사, 스캔, 팩스)의 문서 내용을 이미지화해 조작 로그와 함께 중앙 서버로 수시 전송된다.
서버에서는 해당 이미지를 OCR처리해 보안단어/개인정보 등의 텍스트를 검출하고, 그 결과를 DB 내에 저장한다. 처리가 완료된 이미지와 텍스트 파일은 암호화돼 저장되므로 관리자만이 전용 뷰어(MPS웹 내 제공)를 통해 열람이 가능하다.
관리자는 관리 페이지에서 저장된 데이터의 사용자별/부서별 작업이력 조회, 이미지 열람 및 다운로드, 보안단어/개인정보 패턴 기반 검출내역 리포트 등 다양한 모니터링 작업을 진행할 수 있다. 이를 통해 보안 사고 발생 시 사고 과정을 역추적해 책임 소재를 가리거나 보완 작업을 하는 데 도움이 된다.
특히, 보안 키워드 및 개인정보 패턴을 설정하면 이를 사전에 체크하는 ‘보안통계 기능’도 지원한다. 만약 특정 사용자 보안 키워드에 위반되는 자료를 출력할 경우 즉시 관리자에게 알람 메일을 보내고, 이를 통해 누가, 언제, 어떤 장비로 출력했는지 이력 조회가 가능해 보안 문서 유출을 사전에 예방할 수 있다.
인증 시스템을 설치하면 인쇄 작업 후 인증 과정을 거쳐야만 출력이 진행되므로, 타 사용자와의 문서간 혼재를 줄여준다. 이를 통해 궁극적으로는 비 인가자의 출력 및 타인의 문서 열람을 방지할 수 있다.
또한 워터마크 삽입 기능을 통해 문서의 저작권을 강화할 수 있다. 관리자는 관리 페이지에서 표시 내용, 글꼴, 색상, 농도, 위치 등 다양한 포맷의 워터마크와 사용자별/부서별 정책을 반영해 대상자 및 적용기간 설정이 가능하다. 이를 통해 모든 출력물에 기업 고유의 표식이나 사용자 이름 등을 표기함으로써, 문서에 대한 출처를 식별할 수 있기 때문에 기밀 자료에 대한 외부 반출 위험을 줄일 수 있다.
이 밖에도 암호화된 파일 전송 프로토콜 적용을 통해 중간에 데이터를 가로채는 일을 원천적으로 차단하며, 서버에 저장되는 데이터도 별도의 암호화 알고리즘을 통해 안전하게 저장한다. 계속해서 강화되는 보안 환경에 맞춰 암호화 기술 또한 고도화되므로 서버를 특정해 발생한 공격에서도 안전하다.
캐논코리아의 보안 솔루션은 인증 기술, 데이터 전송 프로토콜, 모니터링 등을 통해 만에 하나 있을 수 있는 보안 사고를 예방하는 데 효과적인 솔루션을 제공하고 있다.
조상록 기자 jsrok@chosunbiz.com