업무 방해 1위 메신저…"원페이지 협업툴로 당신의 업무에 집중할 때다"

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입력 2019.10.23 21:13 | 수정 2019.10.24 07:00
"우리가 일을 못 하는 이유에는 메신저가 있습니다. 업무에 방해되는 모든 시간을 줄여 내 업무에 집중할 시간을 얻는 것이 콜라비가 추구하는 협업툴의 지향입니다."

조용상 (주)콜라비팀 대표는 23일 오후 서울 포스코타워 역삼에서 열린 ‘퓨처오브워크(Future Of Work Conference) 2019’에서 이같이 말했다. 그는 업무 집중에 방해가 되는 다양한 요소를 지적하며 이를 개선하기 위한 최적의 대안이 ‘원페이지(1page) 협업툴’임을 강조했다.

협업툴은 단순 커뮤니케이션에서 콜라보레이션으로 변화한 기업 업무 방식에 도움을 주는 협업 도구다. 조용상 콜라비팀 대표가 처음 명명한 용어이기도 하다.

조용상 콜라비팀 대표. / 오시영 기자
조용상 대표는 "지식 근로자가 하루 중 업무의 4분의 1만을 주 업무에 쓴다"고 말하며 업무에서 발생하는 비효율을 지적했다. 그는 "회의와 보고, 정보 검색 등 부가적인 업무 때문에 주 업무에 집중해 일할 시간이 줄어든다"며 "그중 특히 메신저 답변만으로도 상당한 시간이 소요돼 문제가 많다"고 설명했다.

조 대표는 메신저가 평균 15분에 한 번씩 업무에 방해를 준다는 사실도 밝혔다. 그는 "마이크로소프트 엑셀의 설계자인 조엘 스폴스키에 따르면 사람이 특정 일에 집중하기 위해서는 15분이 걸린다"면서 "그런데 메신저가 해당 시간마다 방해하니 주 업무에 집중할 수가 없는 환경이다"고 짚었다. 문제는 집중하다가 방해를 받으면 다시 집중하는 데 더 오랜 시간인 20분 이상이 걸린다는 사실이다.

메신저의 일종인 슬랙 사용과 미사용 시 발생하는 생산성 차이도 조 대표의 주장에 힘을 싣는다. 2018년 6월 슬랙이 다운돼 제 기능을 하지 못한 때가 있었는데 오히려 직원의 생산성 지수가 상승한 사례가 있기 때문이다.

조 대표는 "경영학의 대가 피터 드러커는 ‘지식근로자는 연속된 시간을 사용해야 한다. 자투리 시간은 아예 쓸모없는 시간이다'고 말했다"며 이 문제를 해결하고자 실리콘밸리가 다양한 협업툴을 개발하게 됐다고 설명했다.

노란색 점선으로 표시된 부분이 슬랙 미사용 시 발생한 생산성 지수. 오른쪽(슬랙 사용)과 비교해 높은 생산성 지수를 보인다. / 콜라비팀 제공
실리콘밸리를 모태로 하는 여러 회사는 2010년부터 다양한 협업툴을 내놨다. 2010년도 초반에는 소셜미디어가 글로벌 열풍이다 보니 이를 닮은 협업툴이 주를 이뤘다. 하지만 과거 자료에 접근할수록 불편함이 커 자연히 역사 속으로 사라졌다.

이후에는 트렐로(Trello) 등의 목적지향 협업툴이 대세로 떠올랐지만 이 역시 완벽한 해법은 아니었다. 포스트잇 등으로 해야 할 일과 체크리스트를 확인하는 용이었기에 실제 회사에서 이뤄지는 다양한 업무와는 들어맞지 않았다.

숱한 시도 끝에 완성형 협업툴로 최근 회자되는 것이 ‘원페이지 협업툴'이다. 하나의 페이지 안에 업무 사안(이슈) 한 가지를 담는 방식이다. 이슈에 참여하는 팀원이 모여 세부 내용과 관련 자료를 페이지 안에서 공유하고 토론과 피드백까지 거쳐 이슈를 완성하게끔 돕는다.

조 대표는 "원페이지 협업툴이 혁신적인 방식이지만 개발하기가 정말 어렵다 보니 세계에서 6개 업체밖에 해당 서비스를 제공하지 않는다"면서 "콜라비도 1년간 개발에 몰두한 결과 원페이지 협업툴을 선보였다"고 말했다.

콜라비팀이 개발한 원페이지 협업툴은 수초 만에 한 가지 이슈를 전부 살필 수 있도록 돕는다. 정보를 단시간에 습득한 만큼 남은 시간에는 주 업무에 집중할 수 있다는 게 회사의 설명이다.

파일 검색도 기존의 텍스트 기반 검색에서 벗어났다. 사람이 기억을 찾아가는 방식과 유사하게 특정 이슈를 떠올리면 그 기반으로 연계된 파일을 찾도록 돕는다. 이 경우 수초 만에 찾던 파일에 접근할 수 있기에 과거 파일 검색에 들였던 불필요한 시간을 줄일 수 있다.

조 대표는 "원페이지 협업툴에 메일과 메신저 연동까지 추가해 최적의 업무 도구가 되도록 개발했다"며 "메신저에서 논의한 내용을 긁어와 협업툴에서 이슈 발의를 하면 바로 이슈로 전환해 일을 할 수도 있다"고 설명했다.

변화하는 업무 방식에 따라 다양하게 변화해온 협업툴 모델. / 콜라비팀 제공
콜라비팀의 사업 방향은 협업툴에만 있진 않다. 협업툴에서 모이는 다양한 데이터가 회사의 미래 먹거리라는 게 조 대표의 설명이다.

그는 "과거에 기업 솔루션 시장이 실패했던 것은 데이터가 부족했기 때문이다"며 "협업툴에 입력된 자료 등의 데이터뿐 아니라 직원의 협업 행동 데이터까지 합치면 유의미한 솔루션을 개발할 수 있다"고 자신했다.

조 대표가 말한 행동 데이터는 업무에서 발생한 모든 행위를 포함한다. 어떤 곳에 이슈가 발생했고 어디서 업무 진행에 차질이 생기는지, 회의가 어디서 가장 많이 발생하는지 등이 전부 포함된다. 이 행동 데이터와 기존 자료 데이터를 합친 협업 데이터를 인공지능(AI)으로 분석하면 경영에 필수적인 정보를 재가공할 수 있다.

그는 "협업 데이터를 기반으로 하면 개인비서를 둔 것처럼 협업툴이 무슨 일을 먼저 처리해야 하고 언제까지 해야 하는지 등을 계산해서 추천할 수 있다"며 다양한 업무에서 효율성과 생산성을 높일 수 있음을 강조했다.

YBM과 CJ 등 다수의 대기업도 이러한 데이터 활용에 관심을 보이며 원페이지 협업툴 사용을 추진한다는 게 조 대표의 설명이다. 주 52시간 근무제 시행이 확대되면서 협업툴 구축 문의가 급증했기 때문이다.

전체 협업툴 사용의 90% 이상을 차지하는 유럽에서도 콜라비팀의 사업 성공성에 확답했다. 2016년 스타트업 그린드 유럽(Startup GRIND EUROPE)에서 톱10에 선정됐다. 2017년에는 유럽 최대 액셀러레이터인 스타트업 사우나(Startup Sauna)의 인정을 받기도 했다.

향후 일본에는 총판을 두고 원페이지 협업툴 확대에 집중할 계획이다.미국에는 법인을 두고 사업 확대를 모색한다.


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